Membuat Satu Surat Dengan Banyak Penerima

Bagi kamu yang bekerja dibagian administrasi atau personalia, mungkin sudah biasa membuat surat. Terkadang kita membuat sebuah surat untuk dikirim kepada beberapa orang yang berbeda. Isinya sama, namun orang atau alamat instansi yang dituju berbeda. 

Katakanlah kita membuat surat himbauan rapat, lalu akan dikirim kepada 100 karyawan, apakah kita akan mengcopy lalu mengedit (mengubah alamat) surat tersebut 100 kali? Dalam 1 semester bisa saja kita membuat beberapa surat dengan penerima/tujuan sama. Apa kita harus selalu memasukannya secara manual (copy-edit)? 

Tentu saja merepotkan. Nah, untuk mengatasi hal seperti itu pada MicrosoftOffice Word disediakanlah sebuah menu bernama Mailings.

Bagaimana cara menggunakannya? Gampang kok. Ikuti langkah berikut.

1. Buka file word / surat yang ingin dikirim. (Contoh di sini sederhana saja).

2. Kosongkan pada bagian data-data penerima surat. Seperti gambar berikut:

3. Kemudian klik tab menu Mailings, lalu klik Select Recipients dan Type New List.

4. Akan terbuka sebuah jendela baru. Klik pada Costumize Coloumns.

5. Di jendela baru terdapat beberapa Field Names. Hapus semuanya (klik>Delete>Yes).

Hapus semua Fields Names default ini

6. Setelah terhapus semua, klik bagian Add...

Jika data si penerima surat ada 4 jenis, misalkan: Kepada, NIM, Jurusan, Prodi.

Maka isikan satu per satu pada kolom Add Field. (melakukan Add sebanyak 4 kali).

Dan begitu seterusnya. Lalu klik OK.

7. Maka akan muncul seperti ini:

8. Isi satu persatu data. (Pada contoh ini: Kepada, NIM/BP, Jurusan, Prodi).

Disinilah data penerima surat di isi.

9. Jika ingin menambahkan penerima surat / baris klik saja New Entry.

10. Jika sudah selesai klik OK. Lalu akan terbuka jendela baru (Save).

Data yang dibuat harus di simpan di tempan yang aman.

Tujuannya adalah menyimpan data-data penerima surat tersebut. 

Simpanlah di tempat atau folder yang sama dengan dokumen suratnya.

11. Setelah tersimpan kita kembali ke surat.Waktunya memasukan data.

12. Klik di bagian akhir data penerima surat, misalkan Kepada: (di akhir titik dua)

13. Masih pada tab Mailings, klik icon kertas pada Insert Merge Field.

14. Nah akan ada jendela baru yang berisikan data yang kita buat tadi.

15. Karena kita ingin mengisi data Kepada:, maka klik Kepada lalu insert.

16. Lalu klik close, perhatikan pada dokumen ada tulisan <<Kepada>>.

17. Lakukan langkah yang sama pada data yang lain. Hasil akhirnya:

Klik Preview Result untuk melihat hasil entry data

18. Jika telah selesai klik menu Privew Result. Hasilnya seperti pada gambar di atas.

19. Klik tanda panah (di sebelah Privew Result) untuk melihat data-datanya.

20. Selamat! Sekarang kamu bisa mengirim 1 surat ke banyak orang.

Yang jelas, tanpa harus mengcopy dan mengedit nya satu persatu!

Tunggu dulu, lalu bagaimana cara mencetaknya (print)? Gampang. Klik menu Finish & Merge lalu pilih Print Documents. 

Langkah untuk mencetak (print)

Nantinya akan terbuka sebuah jendela baru berisikan surat-surat sebanyak data yang ada. Jika ada 100 data maka ada 100 surat, begitu seterusnya. Dan tinggal print seperti biasa. Hehehehehe... gampangkan?

Oh iya, hampir aja lupa. Data print yang terbuka di jendela baru tidak harus kamu save. Karena yang penting itu master dokumen alias dokumen utamanya. Trus jika kamu adalah sekretaris pimpinan sebaiknya data karyawan dibuat selengkap-lengkapnya. Siapa tau dalam 1 bulan ada 3 macam surat berisikan jenis data yang berbeda.

Semoga bermanfaat!